今日はオフィスの書類の整理

先週は立て続けにお客様宅で頑張りすぎて、
激しく腰痛・・・というかギックリ腰になってしまいました (+Д+;)rz
腰痛は高校生の頃からの持病で、もう20年の付き合いになりますが、
昨日も電車に乗れないほどの状態で、
急遽、車でセミナー会場に乗り込み、
まあ何とか、無事に講師を務めさせていただいた次第です f(´-`;)
幸い、母が昨年購入したヘルストロンを試したところ、
今までにないくらい急速に改善したので一安心ですが、
今日はオフィスでおとなしく過ごすことに。
とは言え、基本的にジッとしていられない性分なので(苦笑)、
今日は書類の整理をすることにしました。
顧客情報ファイル
デジタルデータ化していないお客様情報(ヒアリングシートなど)は
基本的に全部保管する方針なので、基本的にはそれ以外を処分。
私の場合、書類は時系列に保管していますので、
古いものから順番に、バッサバッサと処分。
また、プロジェクト毎に分類されているものは、
それがもう必要ないと思ったら、まとめてガサッと処分。
クレジットカード利用明細書など
クレジットカードと電話料金の明細は
3年分を1冊のDリングファイル に保管し(2冊=6年分※)、
最新の2年分ほどはバインダーファイル で保管しています。
(※税務上、5年分を保管する必要があるため)
バインダーファイルはいちいち穴あけする必要がないので
毎月の管理が非常に楽
です。
その代わり、20枚を超えると挟めなくなってしまうので、
バインダーファイルのほうがいっぱいになったら、
Dリングファイルに移動させるというシステムです。
よって一番古い3年分はバサッと捨てて、
バインダーファイルからDリングファイルに移動、
ラベルはとりあえずメモプリで出力して貼りました。
個人情報を含む書類はシュレッダーへ、
裏が白い書類はメモ用として再利用
それ以外はゴミ袋へ。
私はだいたい、3年に一度くらいのペースで書類の整理をします。
それくらいで書庫として使っている棚がいっぱいになるからです。
置く場所がないから、要らない書類を処分して、置く場所を作る。
必然的に、古いもの、必要でないものから順に捨てることになります。
処分しないことには収納スペースが確保できないわけです。
でも今回、初めて個人情報の入った書類を大量に処分することになり、
シュレッダーでの紙の裁断にずいぶん時間が掛かりました。
シュレッダーは投入5枚まで連続使用3分まで
手持ちのシュレッダーは最大5枚まで投入が可能で、
連続運転は3分までが限界というもの。
最初は5~6枚まとめて投入していましたが、
シュレッダーが大変苦しそうに頑張っておりました (´Д`;)
で、3分くらい経つとまったく動かなくなりました・・・。
しばらく時間をおいて、今度は2枚ずつくらい投入すると、
そのほうがシュレッダーも快調で、
こちらもテンポ良く投入することができました。
何事も、急がば回れなのですね (´∀`*)

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