時間がないならタスク管理をしよう!(4)タスク管理のおさらい(前編)

先日から続いている話・・・タスク管理の話ですが、
「最近ちょっと言っていることの意味がよく分からない」という
貴重なご意見を頂戴しましたので、
おさらいを兼ねてもうちょっと分かりやすく説明したいと思います
もちろん、おさらいをしてまで説明したほうが良いと思うほど、
非常に重要なところです。
「タスクってな~に?」という人にこそ、
その意味を分かっていただいて日々活用していただきたいと思っています。
さて、そもそもの話としまして、
過去にも何度も書いていることなのですが、
なぜ私が手帳を使ったほうが良いですよ、と申し上げるのか、
というところからお話ししましょうか・・・。
結果のところからお話ししますと、
仕事人でも専業主婦でも、
「片づけが苦手」とおっしゃる方はかなりの確率で手帳を使っていない、
反対にそうでない人ほど手帳を使っているという事実があります。
誰が何と言おうと、これは紛れのない事実なのです。
「私はそれでも片づけが苦手でもいいわ。」とおっしゃるなら、
もちろん無理にとは言いません。
しかし少しでも楽したい、物忘れの心配を少なくしたい、
少しでも片づけの煩わしさから解放されたい、
とおっしゃるなら、本当に本当に手帳は使っていただきたいのです。
ではなぜ手帳を使うと片づけられるようになるか、
その理由を説明してみましょう。
1. 頭の中がスッキリする
手帳を使い、スケジュールや買い物リスト、思いついたこと、
日記のようなもの、書類の大事なところの写しなどを書くようにすると、
頭の中で覚えておく必要がなくなります。
逆に、「あーこれもしないといけない、あれもしないといけない・・・」
ってときに、何をしないといけないかを紙に書き出してみると、
案外、それほど多くのことをしなければならないわけではないことに
気付かされることもあるものです。
とにかく紙に書き出すことを習慣化することにより、
パニックにならず常に視野良好な状態を保つことができる!
そのために手帳を使うのですね。
2. 情報を一元化する
主婦だと壁に貼ったカレンダーに予定を書いている場合があります。
事務職だとデスク上のカレンダーや付箋紙に
予定ややるべきことを書いていることもあります。
しかしそれらは一旦、自宅やオフィスを離れると
予定が分からずに次の予定を立てられなかったり、
予定が頭に入っていなくて不安になることがあります。
しかし手帳にすべての予定ややるべきことを書いていれば、
それは持ち運び可能なのでいつでもどこでも予定が確認できるのです。
3. 収納に困らない
片づけが苦手という方は、片づけのプロから見ると、
時にわざわざ難しいことをやろうとしている印象を受けることがあります。
そのひとつが書類やメモなどの管理の仕方です。
私が片づけの相談でお客様のお宅にお邪魔すると、
そのへんにある紙切れにメモをされることが多いんですね。
しかしそういう紙切れ(チラシの裏など)は
非常に収納が難しいわけです。
ついついそのへんに置きっぱなしにしてしまったり、
書類の束に紛れ込んでしまったり、
キチンとファイリングしようにも不定形で始末が悪いわけです。
しかし何でも手帳に書き写すように習慣付けすれば、
紛失する可能性も書類の束に紛れることもなく、
わざわざファイリングする必要もありません。
そもそも、「これは裏が白い!」などといって
裏が白いチラシをストックしておく必要もないのです(笑)
リビングダイニングでもオフィスでも、
一番収納するのが厄介なのが書類なのです。
一枚一枚チェックすると、どうしてもすごく時間が掛かります。
私がお手伝いさせていただくと言っても、
他人ではその中身の重要性がまったく分からないのです。
そして書類は1枚ならそのかさはたかだかしれているのですが、
それが何十枚、何百枚となると、なかなかのかさです。
しかも、その中から必要な1枚を探し出すのは困難ですし、
ファイリングして1枚を検索しやすくしようとすれば
その労力も相当なものになるのです。
おまけに、見直す機会が非常に少ない。
つまり、かけた労力に対して得られるメリットが少ないのです。
だから、できるだけ紙切れを何枚も持たないように
手帳を使うのが良いのです。
もっといえば、紙媒体で持つよりデータのほうが良いわけです。
パソコンなり、iPadのようなタブレット端末なり、
iPhoneのようなスマートフォンなりを使うのが良いのです。
そんなわけで、これから手帳よりもさらに進んで、
パソコンやタブレットやスマホを使った話をしていきたいんですが、
肝心の「タスク管理」の話までまだおさらいができていませんので、
明日はそれについてまずお話ししたいと思います

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