時間がないならタスク管理をしよう!(2)緊急性と重要度の把握

タスク管理で大事なことの2つ目は、
緊急性と重要度を把握するということです。
タスクは緊急性や重要度を把握せずに列挙すると、
どうしても緊急性の高いものから消化してしまったり、
自分が好きなことや得意なことからやってしまいがちです。
これではタスク管理する意味がありません。
タスク管理で一番大事なのは、
緊急性はないが重要なことをやること
なのです。
このことはスティーブン・R・コヴィー氏の
『7つの習慣』(キングベアー出版)のp215にも書いてある通りです。


  • 第1領域・・・緊急かつ重要

  • 第2領域・・・緊急でないが重要

  • 第3領域・・・緊急かつ重要でない

  • 第4領域・・・緊急でなく重要でもない

タスクというのは基本的にこれら4つのいずれかの領域に当てはまります。
たとえば明日提出しないといけない役員会のレポートは第1領域、
1年後のTOEICで850点取ることは第2領域、
トイレットペーパーの在庫がなくなったときは第3領域、
気になっていたゲームソフトを買うことは第4領域でしょうか。
緊急性のあることは書かなくても頭の中に入っているので、
放っておいても頭がオートパイロット状態でやれます。
しかし重要だけれども緊急性がないことは
延ばし延ばしにしてしまう傾向があります。
そしてその典型の一つが悲しいことに、片づけなのです(泣)
まあそれはともかくとして、緊急性と重要度を把握することが、
タスク管理を習慣化させ、その果実を得るために重要なことなのです。
ちなみに私の場合は第1~4領域を
アルファベットのA~Dに置き換えて管理しています。
これはフランクリン・プランナーを使っていた頃の流れですね。
ただし奇妙なことに、フランクリン・プランナーの場合はA~Cであり、
それらは単純に重要度だけの管理です。

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